Nytt system förenklar budgetarbetet

2012-04-24

Det nya gemensamma budgetsystemet för hela universitetet skapar större transparens och är ett enhetligt verktyg för att arbeta med prognoser och budget.

Det säger Elisabeth Pupp, avdelningschef på universitetets ekonomisektion, som tillsammans med en lång rad kollegor arbetat med att införa EOS, det nya budgetsystem som nu används på alla institutioner, fakulteter och på central nivå.

Att införa det nya systemet har varit ett stort och omfattande arbete. Tidigare fanns det inte en gemensam budgetprocess och olika institutioner och fakulteter arbetade i en rad olika system. Detta gjorde det svårt att skapa en tydlig överblick.

Det nya systemet gör budgetarbetet mer transparent för alla, på alla nivåer. Det går också att se siffrorna bakom posterna på ett helt annat sätt än tidigare, vilket möjliggör fördjupade analyser. Det är viktigt och är också något som universitetsstyrelsen har efterlyst.

När sektionen Ekonomi fick i uppdrag att ta fram det nya stödsystemet bestämde man sig för att lägga stor vikt vid att utveckla det med hjälp av användarna ute på institutioner och fakulteter.

– Det är stora krav på flexibilitet i systemet, säger Elisabeth Pupp och framhåller att universitetet består av många olika enheter med allt från en liten institution med en förhållandevis enkel budgetprocess till stora organisationer med betydligt mer avancerade behov.

En referensgrupp tillsattes för att i detalj ta fram olika kravspecifikationer. När man kommit en bra bit på väg erbjöd sig Samhällsvetenskapliga fakulteten att agera testpilot.

– De fick upptäcka alla barnsjukdomar, säger Eva Stengard, controller på ekonomisektionen.

Totalt har 170 personer utbildats i EOS. För en del har det varit besvärligt att byta system, men målsättningen har hela tiden varit att öka samsynen. Och man är på god väg, enligt Elisabeth Pupp.

– Vi har nått målet med en totalbudget för Lunds universitet som gjorts nerifrån och upp, säger hon.

En av dem som nu jobbar i EOS är Jenny Liedholm, ekonom på Internationella miljöinstitutet. Hon tycker att det nya systemet fungerar mycket bra.

– Det är ett lätthanterligt system som är lätt att förstå, säger och tror att budgetarbetet kommer att underlättas framöver.

Jenny Liedholm tycker också att det är bra att användarna ute på institutionerna har fått vara med i hela processen när man tagit fram EOS.

– Vi har verkligen fått tycka till. Även om man inte kan tillgodose allas önskemål tycker jag att man har lyssnat och tagit till sig våra synpunkter.

Samtidigt kommer det många frågor, och därför lägger ekonomisektionen stor vikt vid att vara tillgängliga för att kunna hjälpa till så mycket som möjligt.

Arbetet är inte slutfört, under 2012 räknar med att successivt förfina systemet i takt med att nya behov eller problem uppstår. På sikt vill man också utveckla systemet ytterligare.

– Många jobbar med fleråriga projekt och därför finns det önskemål om att få stöd för långsiktiga, fleråriga budgetar. Det hoppas vi kunna ta fram längre fram, säger Elisabeth Pupp.

Jonas Andersson