TA-personal: Från maskinskriverska till administrativ koordinator

2012-11-12

I 36 år har Pia Bruhn varit institutionssekreterare. Hon trivs fortfarande som fisken i vattnet med de ganska utåtriktade arbetsuppgifter hon har idag på EIT, Institutionen för elektro- och informationsteknik vid LTH.

– Idag är jobbet nästan inte jämförbart med vad det var när jag började, säger hon. Titeln är också en annan – administrativ koordinator.

Hennes första vikariat fick hon 1976 som 22-åring när dåvarande maken började läsa på LTH. Teoretiskt fysik och teknisk geologi var de första arbetsplatserna. Sedan matematisk fysik under professor Sven Gösta Nilssons ledning i många år.

– År 2000 tyckte jag att det kunde vara dags att byta. Institutionen bytte ledning och mina barn var vuxna. Jag sökte en tjänst på elektrovetenskap hos Clas Agnvall. Det blev en förflyttning till en annan värld, från grundforskning till företagskontakter, berättar Pia Bruhn.

Från början handlade jobbet mycket om att skriva maskin på en IBM med kula. Hon skrev ut alla vetenskapliga avhandlingar med krångliga formler och allt, liksom korrespondens och protokoll.

– Sven-Gösta Nilsson var bland mycket annat också oerhört aktiv i Nobelkommittén och jag fick bland annat skriva ut förhandsinformation om nobelpristagarna i fysik.

Ekonomihanteringen på den tiden bestod av ett papper där man skrev upp utgifterna. Hade man fått en tjänst beviljad behövde man inte bekymra sig om finansieringen. Betyg skrevs ut på små gula kort.

Arbetet var mångsidigt men ganska ensamt. Först när institutionen gick upp i Fysikum blev det mer samarbete med andra sekreterare.

Den stora revolutionen kom med datorerna på 80-talet. ”Det var nästan magiskt”, säger Pia Bruhn. Med dem har själva skrivandet minskat i betydelse, fler kan bidra.

Nästa stora förändring var ekonomihanteringens större betydelse sedan institutionerna under 90-talet fick eget ekonomiskt ansvar.

– Personalen fick gå kurser men många tyckte det var jättejobbigt.

Idag har Pia Bruhn valt bort ekonomihanteringen till förmån för personalfrågorna. Institutionen har två ekonomer och stora EU-projekt och flera centrumbildningar att driva.

Antalet anställda är cirka 130 och e-rekryteringen är ett underlättande redskap i Pia Bruhns nuvarande uppgifter. Reseräkningarna har också blivit lättare att administrera med nya datorprogram.

Personalen kommer från hela världen. En av de senaste doktorandtjänsterna söktes av 214 personer!

– En av våra långvarigt anställda på institutionen är nuvarande rektor Per Eriksson, berättar hon.

Pia Bruhn är sekreterare åt prefekten Viktor Öwall, som hon beskriver som mycket utåtriktad och aktiv. Hon är sekreterare åt husstyrelsen och Vinnovacentret SOS och skriver fortfarande många protokoll. Papper som ska undertecknas samlar hon in och så hugger hon sin prefekt när hon ser honom.

Pia Bruhn administrerar också de internationella masterprogrammen System-On-Chip och Wireless Communication. Tillsammans med LTHs internationella kontor får hon hjälpa studenter tillrätta.

Varannan torsdag morgon har man informationsmöte med frallor som Pia Bruhn beställer. Fikarummet är en viktig social knutpunkt förstås.

Sekreterare har traditionellt en viktig social funktion på institutionerna. De kan namnen på doktorander och studenter och tar hand om mängder av vardagsbekymmer som dessa kommer med.

– Även om arbetsuppgifterna är många så räcker arbetstiden i regel till. När den inte gör det kan man kompensera med ledighet framåt sommaren, tack vare flextiden, säger hon.

Text: Mats Nygren

Foto: Kennet Ruona

Mer om Pia Bruhn

Kommer från: Edenryd i nord­östra Skåne

Tidigare erfarenheter: Ekonomisk gymnasieexamen och har även arbetat på Nymölla AB och Bongs fabriker i sin ungdom.

Familj: Tre utflugna söner. Nu gift med professor Peter Nilsson från samma institution.

Fritidsintressen: Familjen, heminredning och resor.